CREWganizer Wiki

Dokumentation für Anwenderinnen und Anwender.

Dieses Wiki erklärt die Arbeit mit CREWganizer aus Sicht einer Organisation: Kontakte pflegen, Veranstaltungen vorbereiten, Helferbedarf planen, Rückmeldungen sammeln, Personen informieren und den Überblick behalten.

Überblick

Grundbegriffe

Übersicht

Kennzahlen zur Organisation, nächste Veranstaltungen und schnelle Einstiege in Helferpool, Veranstaltungen und Organisation.

Helferpool

Dauerhafte Kontakte mit Suche, Sortierung, Import, Bearbeitung, Einladungsstatus und dokumentierter Kontaktgrundlage.

Veranstaltungen

Anlässe mit Datum, Ort, Status, Rückmeldungen, offenen Positionen und Duplizieren früherer Veranstaltungen.

Bedarfsplanung

Helferpositionen, Zeitfenster, Tagesbezug, Uhrzeiten und Zielanzahlen für die spätere Besetzung.

Öffentliche Anmeldung

Organisationseigene Anmeldeseite mit Formularfeldern, Aufgabenwahl, Fristen und Datenschutztext.

Kommunikation

Persönliche Links, E-Mail-Vorlagen, Testmails, Zielgruppen, Versandprotokoll und Platzhalter.

Auswertung

CSV-Export der Rückmeldungen und öffentlicher Überblickslink für Personen ohne CREWganizer-Zugang.

Zugriff

Benutzer, Owner-Rolle, feinere Rechte und Super-Admin-Funktionen für Betrieb und Support.

Zugriff

Rollen und Berechtigungen

Owner

Owner haben automatisch alle Rechte in ihrer Organisation. Sie können Benutzer verwalten, Einstellungen ändern und alle Arbeitsbereiche nutzen.

Benutzer

Benutzer arbeiten innerhalb einer Organisation mit den Rechten, die ihnen ein Owner zuweist.

Super-Admin

Super-Admins verwalten Organisationen, Initialeinladungen, Sperren, Wiederherstellungen und zentrale Sicherheitsablagen.

Verfügbare Rechte

Organisation

  • Organisationseinstellungen bearbeiten
  • Benutzer und Berechtigungen verwalten

Helferpool

  • Helferpool ansehen
  • Helfer anlegen
  • Helfer bearbeiten
  • Helfer löschen
  • Helfer importieren

Veranstaltungen

  • Veranstaltungen ansehen
  • Veranstaltungen anlegen
  • Veranstaltungen bearbeiten
  • Veranstaltungen duplizieren

Planung

  • Tagesplanung ansehen

E-Mails

  • E-Mails vorbereiten
  • E-Mails versenden
  • E-Mail-Vorlagen verwalten

Auswertung

  • Statistiken ansehen
  • Exporte erstellen

Kontakte

Helferpool verwenden

Der Helferpool ist die dauerhafte Kontaktliste der Organisation. Er eignet sich für Personen, die bei mehreren Veranstaltungen angefragt oder wiederverwendet werden sollen.

In der Liste können Kontakte gesucht, sortiert, gefiltert und bei Bedarf vollständig angezeigt werden. Ein Klick auf Name oder E-Mail öffnet die Bearbeitung. Die Spalte „Unterstützung angeboten“ zeigt, bei wie vielen aktiven Veranstaltungen die Person aktuell als Helfer gemeldet ist.

Beim Anlegen oder Importieren wird dokumentiert, auf welcher Grundlage die Person zukünftig Einladungen erhalten darf. Kontakte ohne geklärte Grundlage werden getrennt angezeigt. Abgemeldete Kontakte bleiben nachvollziehbar, werden aber beim Helferpool-Versand ausgeschlossen.

Planung

Veranstaltungen vorbereiten

Veranstaltung anlegen oder duplizieren

Neue Veranstaltungen starten als Entwurf mit Titel, Startdatum, optionalem Enddatum und Ort. Bestehende Veranstaltungen können dupliziert werden; dabei werden Funktionen, Zeitfenster, Texte und Formularfelder kopiert, aber keine Rückmeldungen.

Veranstaltungsprofil

Im Profil werden Titel, Datum, Ende, Ort, Kontakt-E-Mail und Einführungstext gepflegt. Diese Angaben erscheinen intern und auf der öffentlichen Anmeldeseite.

Bedarfsplanung

Helferpositionen beschreiben Aufgaben wie Aufbau, Ausgabe oder Betreuung. Unter jeder Position können Zeitfenster mit Tag, Start, Ende und benötigter Anzahl angelegt werden. Ohne Zeitfenster zählt die Zielzahl direkt an der Position.

Auswahlmodus und Zusatzfelder

Der Auswahlmodus legt fest, ob eine Person genau eine Helferposition oder mehrere Positionen mit unterschiedlichen Zeitfenstern wählen darf. Zusatzfelder ergänzen das Formular, zum Beispiel T-Shirt-Größe, Telefonnummer, Zahl, Datum, Checkbox oder längerer Text. Felder können Pflichtfelder sein und bei den Kontaktdaten oder unter „Weiteres“ erscheinen.

Öffentlich

Anmeldung öffnen und teilen

Vorschau prüfen

Vor dem Öffnen kann das öffentliche Formular über den Vorschau-Link kontrolliert werden. Das ist der richtige Zeitpunkt, Texte, Aufgaben, Zeitfenster und Pflichtfelder zu prüfen.

Anmeldezeitraum

Die Anmeldung kann sofort oder zeitgesteuert geöffnet werden. Start und Ende sind optional. Außerhalb des Zeitraums ist das allgemeine Formular geschlossen.

Persönliche Links

Für Personen aus dem Helferpool lassen sich persönliche Anmeldelinks erzeugen, kopieren, per E-Mail senden und widerrufen. Einzelne persönliche Links können die allgemeine Frist übersteuern.

Absagen

Persönliche Einladungen enthalten einen Absagelink. Absagen werden in der Veranstaltung sichtbar und verhindern, dass die Person im Helferpool-Versand für diese Veranstaltung erneut ausgewählt wird.

Rücklauf

Rückmeldungen verwalten

Die Veranstaltungsübersicht zeigt Zusagen, Absagen, letzte Rückmeldung, offene Helferpositionen und Besetzung pro Aufgabe. Die Detailansicht kann als öffentlicher Überblickslink geteilt werden; dieser Link zeigt Statusinformationen ohne Bearbeitungsfunktionen.

Rückmeldungen können intern erfasst, bearbeitet, storniert, exportiert und mit einem Helferpool-Kontakt verknüpft werden. Wird eine Rückmeldung vom Helferpool gelöst, kann der ursprüngliche persönliche Link wieder für den bisherigen Kontakt genutzt werden.

Der CSV-Export enthält die eingegangenen Rückmeldungen mit Kontaktdaten, ausgewählten Helferpositionen, Zeitfenstern und Zusatzangaben.

E-Mail

Kommunikation und Vorlagen

Empfängergruppen

Versand ist an Testmail, alle aktiven Rückmeldungen, eingeteilte Rückmeldungen oder den freigegebenen Helferpool möglich. Beim Helferpool werden Kontakte ohne Freigabe, Abmeldungen und Absagen automatisch ausgeschlossen.

Vorlagen

Organisationen besitzen dauerhafte Standardvorlagen. Einzelne Veranstaltungen können eigene Vorlagen speichern oder wieder zur Organisationsvorlage zurückkehren.

Platzhalter

Vorlagen unterstützen Platzhalter wie Name, Veranstaltung, Datum, Ort, Anmeldelink, Absagelink, Aufgabe, Zeitfenster, Kontakt-E-Mail, Rückmeldedaten, Einwilligungslink und Signatur.

Versandprotokoll

Nach dem Start zeigt CREWganizer den Versandfortschritt, gesendete und fehlgeschlagene Empfänger sowie konkrete Fehlermeldungen. Laufende Versände werden automatisch aktualisiert.

Einstellungen

Organisation verwalten

Öffentlicher Auftritt

Organisationsname, Kontakt-E-Mail, Hauptfarbe, Fußtext, Logo-URL, Hintergrundbild-URL und Datenschutztext prägen die öffentlichen Veranstaltungsseiten.

E-Mail-Einstellungen

Standardmäßig versendet CREWganizer zentral. Reply-To, Absendername und Signatur werden in der Organisation gepflegt. Ein eigener SMTP-Server kann durch den Super-Admin freigeschaltet und anschließend konfiguriert werden.

Benutzer

Owner verwalten interne Benutzer, Anzeigenamen, Passwörter, Owner-Status und Einzelrechte. Mindestens ein Owner muss erhalten bleiben.

Profil

Im eigenen Profil können Name, E-Mail und Passwort geändert werden. Die organisatorischen Rechte werden nicht im Profil, sondern durch Owner verwaltet.

Betrieb

Super-Admin-Panel

Super-Admins sehen zentrale Kennzahlen zu Organisationen, gesperrten und gelöschten Organisationen sowie offenen Initialeinladungen.

Organisationen können betreten, gesperrt, entsperrt, als gelöscht markiert, wiederhergestellt und für eigenen SMTP-Versand freigeschaltet werden. Initialeinladungen erzeugen Registrierungslinks für neue Organisationen.

Die Sicherheitsablage hält öffentliche Rückmeldungen zusätzlich nachvollziehbar fest und kann als CSV exportiert werden.

Ausbau

Funktionen in Vorschau

Tagesplanung

Die Tagesplanung ist als Vorschau sichtbar. Geplant sind Besetzung je Zeitfenster, offene Lücken, Wechsel von Helfern, Teamansichten und Warnungen bei Doppelbelegung oder Unterbesetzung.

Erweiterte Auswertung

Der Rückmeldungs-CSV-Export ist bereits nutzbar. Weitere Statistiken, Einsatzplan-Exporte, Kontaktlisten und Nachbereitungsansichten sind als Ausbau vorgesehen.

Pflege

Wie das Wiki aktuell bleibt

Jede anwenderrelevante neue Funktion wird direkt in diesem Wiki dokumentiert. Wird eine Funktion geändert, umbenannt oder entfernt, wird die betroffene Wiki-Stelle im selben Arbeitsschritt angepasst.

Interne Hinweise, Betriebsdetails und Secrets gehören nicht in das Wiki. Die Dokumentation beschreibt die Bedienung aus Anwendersicht.