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Grundbegriffe

Organisation: Der abgeschlossene Bereich einer Gruppe, eines Vereins oder einer Einrichtung. Daten, Benutzer, Veranstaltungen und Einstellungen bleiben pro Organisation getrennt.
Helferpool: Die dauerhafte Kontaktliste der Organisation. Personen aus dem Helferpool können bei mehreren Veranstaltungen wiederverwendet und gezielt eingeladen werden.
Veranstaltung: Ein Anlass, für den Rückmeldungen gesammelt und Helferpositionen geplant werden, zum Beispiel Schulfest, Arbeitseinsatz oder Sportveranstaltung.
Helferposition: Eine Aufgabe oder Einsatzart innerhalb einer Veranstaltung, zum Beispiel Aufbau, Ausgabe, Betreuung oder Abbau.
Zeitfenster: Ein konkreter Zeitraum innerhalb einer Helferposition mit Tag, Startzeit, Endzeit und benötigter Anzahl an Personen.
Rückmeldung: Die Antwort einer Person auf die öffentliche Anmeldung oder einen persönlichen Link. Sie kann eine Zusage, eine Absage oder einen intern erfassten Helfereinsatz darstellen.

Zugriff

Was eine Person in CREWganizer sieht und bearbeiten kann, hängt von ihrem Zugriff in der Organisation ab. Einige Bereiche oder Aktionen können deshalb fehlen, wenn sie für den eigenen Zugang nicht freigegeben sind.

Die wichtigsten Arbeitsbereiche für normale Anwender sind Übersicht, Helferpool, Veranstaltungen und Organisation. Die Arbeit findet in der Regel direkt in der jeweiligen Veranstaltung statt.

Berechtigungen

Organisationen können interne Benutzer mit unterschiedlichen Aufgaben ausstatten. Die folgende Übersicht hilft bei der Entscheidung, welche Rechte für eine Person sinnvoll sind.

Bereich	Recht	Geeignet für
Organisation	Organisationseinstellungen bearbeiten	Für Personen, die öffentlichen Auftritt, Datenschutztext, Mail-Absender oder Grundeinstellungen pflegen sollen.
	Benutzer und Berechtigungen verwalten	Für Personen, die weitere interne Zugänge anlegen oder Rechte vergeben sollen. Sehr bewusst vergeben.
Helferpool	Helferpool ansehen	Für Personen, die Kontakte und Einladungsstatus lesen müssen.
	Helfer anlegen	Für Personen, die einzelne Kontakte erfassen dürfen.
	Helfer bearbeiten	Für Personen, die Stammdaten, Notizen oder Kontaktgrundlagen korrigieren dürfen.
	Helfer löschen	Nur für Personen, die Kontaktbestände bereinigen sollen.
	Helfer importieren	Für Personen, die größere Kontaktlisten per CSV übernehmen sollen.
Veranstaltungen	Veranstaltungen ansehen	Für Personen, die Veranstaltungen, Rücklauf und Besetzung prüfen sollen.
	Veranstaltungen anlegen	Für Personen, die neue Veranstaltungen vorbereiten sollen.
	Veranstaltungen bearbeiten	Für Personen, die Profil, Bedarf, Formular, Veröffentlichung und Rückmeldungen pflegen sollen.
	Veranstaltungen duplizieren	Für Personen, die wiederkehrende Veranstaltungen aus Vorlagen erstellen sollen.
Planung	Tagesplanung ansehen	Für Personen, die geplante Einsätze und Zeitfenster am Veranstaltungstag prüfen sollen.
E-Mails	E-Mails vorbereiten	Für Personen, die Betreff, Text, Empfänger und Vorschau vorbereiten sollen.
	E-Mails versenden	Für Personen, die nach Prüfung den tatsächlichen Versand starten dürfen.
	E-Mail-Vorlagen verwalten	Für Personen, die dauerhafte Standardtexte der Organisation oder Veranstaltung pflegen sollen.
Auswertung	Statistiken ansehen	Für Personen, die Rücklauf und Besetzung auswerten sollen.
	Exporte erstellen	Für Personen, die Rückmeldungen oder Listen herunterladen dürfen.

Helferpool

Der Helferpool ist die zentrale Kontaktliste der Organisation. Er eignet sich für Personen, die bei mehreren Veranstaltungen angefragt oder wiederverwendet werden sollen. In der Liste können Kontakte gesucht, sortiert, gefiltert und bei Bedarf vollständig angezeigt werden.

Kontakte anlegen und bearbeiten

Einzelne Kontakte werden über „Helfer anlegen“ erfasst. Ein Klick auf den Namen öffnet die Detailansicht des Helfers. Die Stammdatenbearbeitung bleibt direkt in der Helferpool-Tabelle erreichbar. Stammdaten wie Name, E-Mail, Telefon, Gruppe, Notizen und Grundlage für spätere Einladungen werden dort gepflegt.

Helferaktivität

Die Detailansicht zeigt, zu welchen Veranstaltungen ein Helfer angeschrieben wurde, welche persönlichen Einladungslinks erstellt wurden, welche Rückmeldungen vorliegen und ob Absagen dokumentiert sind. Vorhandene persönliche Einladungslinks können dort geöffnet oder kopiert werden.

CSV-Import

Der CSV-Import ist für größere Bestände vorgesehen. Nach dem Import sollten ungeklärte Kontaktgrundlagen geprüft werden. Gehören die ungeklärten Kontakte überwiegend zur Organisation, kann der Bestand gemeinsam als Mitglieder oder intern Zugehörige eingeordnet werden.

Einladungsstatus

CREWganizer unterscheidet freigegebene Kontakte, ungeklärte Kontakte und abgemeldete Kontakte. Beim Versand an den freigegebenen Helferpool werden Kontakte ohne Freigabe, allgemeine Abmeldungen und veranstaltungsbezogene Absagen automatisch ausgeschlossen.

Mitglied oder intern zugehörig: Darf für zukünftige Einladungen verwendet werden.
Einwilligung liegt vor: Darf verwendet werden, wenn die Einwilligung bestätigt ist.
Andere dokumentierte Grundlage: Darf verwendet werden, wenn die Grundlage nachvollziehbar dokumentiert wurde.
Nur für konkrete Veranstaltungen: Nicht für allgemeine zukünftige Helfereinladungen freigegeben.

Projektorganisationen

Projektorganisationen sind ein Super-Admin-Feature für gemeinsame Veranstaltungen mehrerer Organisationen. Die Veranstaltung wird operativ in der Projektorganisation geplant. Teilnehmende Stammorganisationen können freigegebene Helfer als Kopien in den Projekt-Helferpool übernehmen; die Herkunft bleibt am übernommenen Kontakt sichtbar.

Ungeklärte oder abgemeldete Kontakte werden dabei nicht automatisch übernommen. So bleibt die bestehende Kontaktgrundlage der Stammorganisation respektiert, ohne die Helferpools technisch zusammenzuführen.

Werden übernommene Helfer aus einer Projektorganisation angeschrieben, erscheinen Absender, Antwortadresse, Signatur und öffentliche Formularansprache im Kontext der jeweiligen Stammorganisation. Die Anmeldung selbst führt weiterhin zur gemeinsamen Veranstaltung in der Projektorganisation.

Veranstaltungen

Veranstaltungen bündeln Profil, Bedarf, Formular, Veröffentlichung, Rückmeldungen, Kommunikation und Auswertung eines konkreten Anlasses. Die Übersicht zeigt Status, Datum, Rückmeldungen und offene Helferpositionen.

Veranstaltung anlegen

Eine neue Veranstaltung startet als Entwurf. Zunächst werden Titel, Startdatum, optionales Enddatum und Ort erfasst. Weitere Angaben werden anschließend in der Detailseite gepflegt.

Veranstaltung duplizieren

Frühere Veranstaltungen können als Vorlage genutzt werden. Beim Duplizieren werden Funktionen, Zeitfenster, Texte und Formularfelder übernommen. Rückmeldungen werden bewusst nicht kopiert.

Veranstaltungsprofil

Im Profil werden Titel, Datum, Enddatum, Ort, Kontakt-E-Mail und Einführungstext gepflegt. Diese Angaben wirken intern und auf der öffentlichen Anmeldeseite.

Bedarfsplanung

In der Bedarfsplanung wird festgelegt, welche Hilfe benötigt wird. Zuerst wird eine Helferposition angelegt, danach können darunter konkrete Zeitfenster erfasst werden.

Eine Helferposition beschreibt die Aufgabe, zum Beispiel Ausgabe Wettkampfunterlagen.
Ein Zeitfenster enthält Tag, Beginn, Ende und benötigte Anzahl.
Gibt es keine Zeitfenster, zählt die Zielzahl direkt an der Helferposition.
In der Veranstaltungsübersicht wird daraus berechnet, wie viele Plätze besetzt und wie viele noch offen sind.
Wird eine Helferposition oder ein Zeitfenster entfernt, obwohl bereits aktive Meldungen darauf liegen, wird der Bedarf zuerst für neue Rückmeldungen ausgeblendet. Die bestehenden Meldungen können danach gesammelt oder einzeln auf ein anderes Zeitfenster umgebucht, ohne Alternative storniert oder später geklärt werden.

Anmeldeformular

Das öffentliche Formular fragt Name, E-Mail und Telefon automatisch ab. Zusätzliche Felder können pro Veranstaltung ergänzt werden.

Helferpositions-Modus

Der Modus entscheidet, ob eine Person genau eine Helferposition oder mehrere Positionen mit unterschiedlichen Zeitfenstern auswählen darf.

Zusatzfelder

Zusatzfelder können als Text, langer Text, E-Mail, Telefon, Zahl, Datum oder Checkbox angelegt werden. Sie können Pflichtfelder sein, einen Hilfetext erhalten und entweder bei den Kontaktdaten oder unter „Weiteres“ erscheinen.

Vor dem Öffnen der Anmeldung sollte das Formular über den Vorschau-Link geprüft werden.

Veröffentlichen

Im Bereich „Prüfen & veröffentlichen“ werden Veranstaltungsprofil, Bedarf, Formular und Anmeldezeitraum kontrolliert. Erst nach dem Öffnen können Personen den allgemeinen Anmeldelink nutzen.

Anmeldezeitraum

Die Anmeldung kann sofort oder zeitgesteuert geöffnet werden. Start und Ende sind optional. Außerhalb dieses Zeitraums ist das allgemeine Formular geschlossen.

Persönliche Links

Für Personen aus dem Helferpool können persönliche Links bewusst erstellt, kopiert, per E-Mail verschickt und widerrufen werden. Diese Linkliste zeigt nur explizit verwaltete Links, zum Beispiel für begründete Sonderfälle außerhalb der allgemeinen Anmeldefrist. Automatisch erzeugte Links aus Einladungs- oder Erinnerungsmails funktionieren für den jeweiligen Empfänger, erscheinen aber nicht als manuell verwaltete Sonderlinks. Nach einer Rückmeldung zeigt ein erneut geöffneter persönlicher Link die bereits erfassten Angaben und überschreibt nichts. Der separate Absagelink aus einer Einladung ist nach einer solchen Rückmeldung nicht mehr als Absageweg nutzbar.

Öffentlicher Überblickslink

Der Überblickslink zeigt Rücklauf, Helferpositionen und Zeitfenster für Personen ohne CREWganizer-Zugang. Zusätzlich enthält er unten einen zugeklappten Absagenbereich, der nur die Namen der abgesagten Personen zeigt. Der Link enthält keine Bearbeitungsfunktionen und kann bei Bedarf deaktiviert oder neu erzeugt werden.

Rückmeldungen

Der Bereich Rückmeldungen zeigt Zusagen, Absagen, letzte Rückmeldung und die gemeldeten Einsätze. Rückmeldungen können öffentlich eingehen oder intern erfasst werden.

Aktive Rückmeldungen zählen für die Besetzung.
Absagen bleiben sichtbar, zählen aber nicht als besetzte Helferplätze.
Rückmeldungen können bearbeitet und bei Bedarf storniert werden.
Eine Rückmeldung kann mit einem Helferpool-Kontakt verbunden oder bewusst vom Helferpool gelöst werden.
Bei Rückmeldungen über den allgemeinen Link prüft CREWganizer mögliche Ähnlichkeiten zu bestehenden Helferpool-Kontakten. Offene Treffer erscheinen als Kennzahl und direkt an der Rückmeldung; sie müssen bewusst verworfen, mit den vorhandenen Helferpool-Stammdaten übernommen oder zur Aktualisierung der Helferpool-Stammdaten genutzt werden. Rückmeldungen über persönliche Links gelten bereits als zugeordnet und werden nicht erneut als Helferpool-Treffer vorgeschlagen.
Beim Lösen vom Helferpool kann der ursprüngliche persönliche Link wieder für den bisherigen Kontakt genutzt werden.

Der CSV-Export enthält die eingegangenen Rückmeldungen mit Kontaktdaten, ausgewählten Helferpositionen, menschenlesbaren Zeitfenstern und Zusatzangaben. Wählt eine Person mehrere Zeitfenster, erscheint sie je Zeitfenster in einer eigenen Zeile.

Kommunikation

In der Kommunikation werden persönliche Sonderlinks und E-Mail-Versand für eine Veranstaltung vorbereitet. Beim Versand an den Helferpool erzeugt CREWganizer automatisch personalisierte Anmeldelinks für die Empfänger. Diese technischen Versandlinks werden nicht in der manuellen Linkliste angezeigt. Der E-Mail-Versand steht zusätzlich im Betriebsbereich der Veranstaltung bereit und öffnet dort direkt den Anlass Erinnerung für Nachfassmails. Vor größeren Verteilern sollte immer zuerst eine Testmail gesendet werden.

Empfängergruppen

Testmail: sendet an eine frei eingegebene Testadresse.
Alle Rückmeldungen dieser Veranstaltung: sendet an aktive Rückmeldungen.
Eingeteilte Rückmeldungen: sendet an Rückmeldungen mit konkreter Zuordnung.
Freigegebener Helferpool: sendet an freigegebene Kontakte ohne Abmeldung oder Absage für diese Veranstaltung.
Helferpool ohne Rückmeldung: sendet Erinnerungen an freigegebene Kontakte, die für diese Veranstaltung noch keine aktive Rückmeldung abgegeben und nicht abgesagt haben.

Vorlagen und Platzhalter

Organisationen besitzen dauerhafte Standardvorlagen. Einzelne Veranstaltungen können eigene Vorlagen speichern oder wieder zur Organisationsvorlage zurückkehren. Unterstützte Platzhalter sind unter anderem {'{vorname}'}, {'{veranstaltung}'}, {'{datum}'}, {'{anmeldelink}'}, {'{absagelink}'}, {'{aufgabe}'}, {'{zeitfenster}'}, {'{einsatzdetails}'}, {'{signatur}'}, {'{rueckmeldung_aehnlichkeits_hinweis}'} und bei gemeinsamen Veranstaltungen {'{projektorganisation}'}.

Anhänge und Kalender

Standardanhänge können dauerhaft an einer Organisationsvorlage gespeichert und für einzelne Veranstaltungen übernommen oder ergänzt werden. Weitere Dateien gelten nur für den unmittelbar gestarteten Versand. Zulässig sind bis zu fünf Dateien mit zusammen höchstens 10 MB. Die Dateien werden privat gespeichert und sind nur für berechtigte Benutzer abrufbar.

Für Empfänger mit konkreten Helfereinsätzen kann eine Kalenderdatei mitgesendet werden. Sie enthält je ausgewähltem Zeitfenster einen eigenen Kalendereintrag mit Helferposition, Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort. Eingangsbestätigungen und Einsatzinformationen verwenden den Kalender standardmäßig; die Einstellung kann in der Organisationsvorlage, für eine Veranstaltung oder beim einzelnen Versand geändert werden. Ohne konkreten Einsatz wird keine Kalenderdatei erzeugt. Die Eingangsbestätigung nennt die gewählten Helferpositionen und Uhrzeiten zusätzlich menschenlesbar im Nachrichtentext.

Versandprotokoll

Nach dem Start zeigt das Versandprotokoll Zeitpunkt, Typ, den tatsächlich eingesetzten Betreff, Anhänge, Kalenderempfänger, Fortschritt und Ergebnis. Fehlgeschlagene Empfänger bleiben mit Fehlermeldung nachvollziehbar.

Organisation

In den Organisationseinstellungen werden öffentlicher Auftritt, E-Mail-Einstellungen, Vorlagen, Benutzer und Berechtigungen gepflegt.

Öffentlicher Auftritt

Organisationsname, Kontakt-E-Mail, Hauptfarbe, Fußtext, Logo-URL, Hintergrundbild-URL und Datenschutztext prägen die öffentlichen Veranstaltungsseiten.

E-Mail-Einstellungen

Standardmäßig verschickt CREWganizer zentral. Antworten gehen an die konfigurierte Reply-To-Adresse oder an die Kontaktadresse der Veranstaltung. Falls eigener Mailversand für die Organisation verfügbar ist, werden die SMTP-Daten ebenfalls hier gepflegt.

Benutzer

Je nach Zugriff können Benutzer der Organisation verwaltet werden. Dazu gehören Anzeigename, E-Mail, Passwort und die freigegebenen Arbeitsbereiche.

Profil

Im eigenen Profil können Name, E-Mail und Passwort geändert werden.

Vorschau-Funktionen

Einige Bereiche sind als Vorschau sichtbar, aber noch nicht vollständig funktional.

Tagesplanung: Geplant sind Besetzung je Zeitfenster, offene Lücken, Wechsel von Helfern, Teamansichten und Warnungen bei Doppelbelegung oder Unterbesetzung.
Auswertung: Der Rückmeldungs-CSV-Export ist bereits nutzbar. Weitere Statistiken, Einsatzplan-Exporte, Kontaktlisten und Nachbereitungsansichten sind als Ausbau vorgesehen.

Benutzerdokumentation

Erste Schritte